Front Desk Team Assistant (2-Jahres-Vertrag)

Die neue Nachhaltigkeit: Möchten Sie Teil eines Pioniers im Bereich erneuerbare Energien werden? Unsere Mission ist es, großflächige Photovoltaik voranzutreiben, um die wachsende weltweite Nachfrage nach sauberem Strom zu decken. Werden Sie Teil unserer Erfolgsgeschichte!

Wir suchen eine/n gut organisierte/n und kundenorientierte/n Front Desk Team Assistant für unser dynamisches Team in Berlin, Deutschland, für einen Zweijahresvertrag. Als erste Anlaufstelle für unser Büro spielen Sie eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung einer professionellen und einladenden Umgebung, während Sie verschiedene administrative Funktionen unterstützen.

• Begrüßen und leiten Sie Besucher und sorgen Sie für einen positiven ersten Eindruck von unserem Unternehmen.
• Verwalten Sie eingehende Anrufe, E-Mails und Korrespondenz effizient
• Koordinieren Sie die Buchung von Besprechungsräumen und bereiten Sie die Räume für Besprechungen und Veranstaltungen vor.
• Führen Sie den Bestand an Büromaterialien und geben Sie bei Bedarf Bestellungen auf.
• Assistieren Sie bei administrativen Aufgaben wie Ablage, Dateneingabe und Vorbereitung von Dokumenten
• Unterstützen Sie den Office Manager bei verschiedenen Projekten und im Tagesgeschäft
• Verwalten der internen Postverteilung und der externen Korrespondenz
• Mithilfe bei der Pflege der Verteilerlisten des Unternehmens und der Software für elektronische Unterschriften
• Koordinieren Sie die Zusammenarbeit mit Dienstleistern, einschließlich Wartungs-, Sicherheits- und Reinigungsdiensten
• Helfen Sie bei der Organisation von Firmenveranstaltungen und teambildenden Aktivitäten
• Tragen Sie zum reibungslosen Betrieb des Büros bei, indem Sie Prozessverbesserungen identifizieren und umsetzen

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer Verwaltungs- oder Rezeptionstätigkeit
• Beherrschung der MS Office Suite und Bereitschaft, neue Softwaretools zu erlernen
• Fließende Beherrschung der deutschen und englischen Sprache (mindestens B2-Niveau in beiden Sprachen)
• Ausgezeichnete verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und akribische Aufmerksamkeit für Details
• Nachgewiesene Fähigkeit zum Multitasking und zur Prioritätensetzung in einem schnelllebigen Umfeld
• Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, Initiative zu ergreifen
• Professionelles Auftreten und kundenorientiertes Verhalten
• Zeitmanagement und die Fähigkeit, Fristen einzuhalten
• Anpassungsfähigkeit an wechselnde Prioritäten und Arbeitsbelastung
• Erfahrung mit elektronischer Unterschriftssoftware und der Verwaltung von Verteilerlisten (bevorzugt)
• Kenntnisse der grundlegenden Bedienung von Bürogeräten und der Fehlerbehebung

• Ein wirklich internationales Arbeitsumfeld mit Kolleginnen und Kollegen aus der ganzen Welt
• Ein aufgeschlossenes, freundliches, dynamisches und hochmotiviertes Team
• Interessante und herausfordernde Aufgaben mit Raum für berufliches Wachstum und Entwicklung
• Wir fördern sowohl Teamarbeit als auch persönliche Eigenverantwortung
• Sehr gute Möglichkeiten zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Attraktive Vergütung und motivierende Zusatzleistungen